Die Ausgangssituation
Vor 6 Wochen haben wir ohne lange Vorbereitung entschieden, dass die Mitarbeiter ab dem nächsten Werktag fast vollständig von zu Hause aus arbeiten. Mit unseren Kunden waren wir in sehr engem Austausch und konnten versichern, dass wir sie weiterhin zu 100% unterstützen und bei Bedarf vor-Ort Termine wahrnehmen.
Den Hebel umzulegen, fiel uns nicht schwer.
Die technische Ausstattung mit Notebook und Headset war bei unseren Mitarbeitern in der Regel bereits vorhanden.
Wir nutzen eine Arbeitsumgebung aus Cloud-Diensten, die ortsunabhängig sind und Anwendungen, die lokal auf dem Server an unserem Firmenstandort liegen.
Dank VPN (Virtual Private Network) war der Zugriff auf den Server vom Homeoffice kein Problem. Das VPN ist ein virtuelles privates (in sich geschlossenes) Kommunikationsnetz und damit manipulationssicher. Die VPN-Nutzer sind so sicher miteinander verbunden als wären sie physisch in einem Netzwerk „verkabelt“.
Effiziente Zusammenarbeit
Ebenso wichtig, wie der Zugriff auf alle Unternehmensdaten ist der regelmäßige Austausch mit den Kollegen. Mit dem Umstieg auf Microsoft Office 365 Anfang 2019 haben wir auch Microsoft Teams eingeführt. Microsoft Teams zeigt jetzt seine besondere Stärke für die effiziente Zusammenarbeit. Noch nie wurde das Tool bei uns so intensiv genutzt, wie aktuell.
Jeder Kollege hat Teams permanent geöffnet. Daten werden geteilt, für die unkomplizierte Kommunikation sorgen Konferenzen und Chat.
Telefonische Erreichbarkeit
Die telefonische Erreichbarkeit ist für unsere Arbeit als Dienstleister unabdingbar. Auch in diesem Bereich haben wir im letzten Jahr modernisiert und uns für eine Kommunikationslösung von Swyx entschieden. Davon konnten wir jetzt extrem profitieren.
Swyx macht den Windows PC zur Kommunikationszentrale. Jeder benötigt nur sein Notebook und ein Headset und telefoniert genauso, wie im Büro. Für unsere Kunden ist die Erreichbarkeit jedes Mitarbeiters sichergestellt und dank der Outlook Integration ist auch hier der Kontakt zu Kollegen und Kunden schnell aufgebaut.
In den ersten Tagen musste noch etwas nachgesteuert werden. Doch nachdem das eine oder andere Headset getauscht war, liefen die Telefonate sehr komfortabel.
Die Motivation der Kollegen war von Anfang an extrem hoch und schon in den ersten Tagen arbeiteten wir sehr produktiv.
Individueller Austausch und Unterstützung
Schnell zeigte sich, dass die Selbstorganisation im häuslichen Umfeld nicht allen Kollegen gleichermaßen leicht fällt und die individuellen Rahmenbedingungen sehr unterschiedlich sind. Hier ist das Führungsteam besonders gefragt, gut im Kontakt zu bleiben und auf die einzelnen Bedürfnisse individuell einzugehen.
Die intuitiv entstandenen organisatorischen Lösungen müssen in klare Strukturen überführt werden. Transparenz der eigenen Tätigkeit und Verbindlichkeit ist wichtiger denn je, da die Möglichkeit des kurzen Weges in das Nachbarbüro fehlt.
Der regelmäßige Austausch hat besonders hohe Priorität. Daher haben wir unsere wöchentlichen Teammeetings auf zwei Meetings pro Woche erhöht. Zusätzlich führen wir ein wöchentliches Vertriebsmeeting durch. Alle Meetings finden über Microsoft Teams statt.
Auch wenn Microsoft Teams unter den Kollegen sehr positiv bewertet wird, zeigt sich eine unterschiedliche Nutzung. Einige Kollegen arbeiten intensiv mit der Chat-Funktion und sind damit im sehr schnellen Austausch. Wir erleben gerade im eigenen Team, dass die effektive Nutzung von MS Teams eines Change-Prozesses bedarf, um wirklich langfristig erfolgreich damit zu arbeiten.
Was bleibt
Kommunikations- und Collaborationstools haben durch das veränderte Arbeiten der letzten Wochen einen enormen Zuwachs erhalten, die Digitalisierung nimmt insgesamt deutlich Fahrt auf.
Um bezüglich der Anforderungen einer veränderten Arbeitswelt unsere Kunden noch besser zu unterstützen, stärken wir unser Know-How im Bereich Teams massiv. Gleich fünf Kollegen erweiterten ihr Wissen in der letzten Woche in einem Teams Admin Training.
Unserem Team hat die aktuelle Situation neue Perspektiven eröffnet, die wir zu neuen Konzepten weiterentwickeln. Mit dem Hintergrund der eigenen Erfahrungen sind wir unseren Kunden ein starker Partner in Bezug auf Microsoft 365 und die neuen Herausforderungen in Kommunikation und Zusammenarbeit.
Für unsere eigene Organisation stellen wir fest, dass die Arbeit im Homeoffice für uns schnell an Normalität gewonnen hat und auch für die Zukunft eine größere Bedeutung spielen wird. Dennoch möchten wir auf die direkte Zusammenarbeit im Office nicht verzichten.
