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Microsoft Teams: Was alle (115 Millionen) NutzerInnen wissen sollten

Mehr als 115 Millionen Menschen nutzen täglich Microsoft Teams. Das veröffentlichte Microsoft zusammen mit der Bilanz für das erste Fiskalquartal 2021. Damit stieg die Zahl der Nutzer innerhalb von sechs Monaten um 40 Millionen!

Umso wichtiger sollte es jedem sein, dass beim virtuellen Kommunizieren mit den Teammitgliedern – auch im HomeOffice und mit externen PartnerInnen – die Zugriffe und Berechtigungen so eingestellt werden, dass Kommunikation und Kooperation absolut sicher sind.

Gastzugriff – aber bitte mit der richtigen Einstellung

Heute ist es bei Microsoft Teams kein Problem mehr, per Gastzugriff KollegInnen außerhalb des Unternehmens zur Teilnahme an Kanälen, Chats, Dokumenten und Anwendungen eines Teams einzuladen. Die Gäste benötigen dazu kein eigenes Konto, um sich anzumelden und auf Ihre Ressourcen zuzugreifen. Denn sie können hierbei Ihr bestehendes Geschäftskonto (über Ihr eigenes Office 365-Konto) oder ein privates E-Mail-Konto (outlook.com, gmail.com und andere) verwenden.

Wichtig: Funktionen für Gäste einschränken!

Der Gastzugriff wird im Teams Admin Center deaktiviert, indem Sie zu organisationsweiten Einstellungen > Gastzugriff navigieren. Falls Sie diese Funktion aktiviert lassen, sollten Sie unbedingt die Funktionen einschränken, auf die Gäste Zugriff haben sollen; zum Beispiel Anrufe, Meetings und Messaging. Sie können auch Domänen-Zulassungs- oder Sperrlisten in Azure Active Directory festlegen, um einzuschränken, von welchen Domänen Gastbenutzer zugelassen werden.

Bereits im Februar 2021 änderte Microsoft die Standardeinstellungen für Gäste in Microsoft Teams und aktivierte den Gastzugang standardmäßig für Kunden, die diese Einstellung zuvor nicht konfiguriert haben. Wenn Sie den Gastzugriff in Ihrem Teams-Konto noch nicht konfiguriert haben, sollten sie dringend prüfen, ob die gewünschte Einstellung gewählt ist und diese mit Ihren Sicherheitsrichtlinien übereinstimmt.

Online-Konferenzen mit Teams, Skype und / oder externen Personen

Der externe Zugriff ermöglicht es Ihren MitarbeiterInnen auch mit BenutzerInnen außerhalb Ihres Unternehmens zu telefonieren und zu chatten. Beim externen Zugriff verwenden die externen NutzerInnen ihr eigenes Teams- oder Skype-Konto, um mit Ihren internen KollegInnen zu kommunizieren.

Unterschied zwischen Gast- und externem Zugriff

Der externe Zugriff erlaubt es den NutzerInnen jedoch nicht, an Unterhaltungen in den Kanälen eines Teams teilzunehmen, so wie es der Gastzugang tut. Standardmäßig ist ein Teams-Konto auf Partnerverbund gesetzt. Das heißt, Personen in Ihrem Unternehmen können mit externen Unternehmen in jeder beliebigen Domäne kommunizieren (vorausgesetzt, die externe Domäne erlaubt ebenfalls die Kommunikation). Wie beim Gastzugriff können Administratoren Erlaubnislisten und Sperrlisten für Domänen festlegen, um diese Kommunikation einzuschränken.

Korrekte Einstellungen für externe Zugriffe

Um den externen Zugriff (Partnerverbund) zu konfigurieren, navigieren Sie im Teams Admin Center zu Organisationsweite Einstellungen > Externer Zugriff.

Hier können Sie Ihren Nutzern erlauben, mit anderen Teams- oder Skype-Nutzern zu kommunizieren. Fügen Sie beliebige erlaubte Domänen hinzu, werden alle anderen Domänen blockiert. Umgekehrt werden alle anderen Domänen zugelassen, wenn Sie beliebige Domänen zur Sperrliste hinzufügen. Achtung: Sie können also in der Liste keine erlaubten und blockierten Domänen mischen.

Anonyme Teilnahme an Konferenzen möglich

Wenn Sie den externen Zugriff deaktivieren, können BenutzerInnen immer noch über die anonyme Teilnahme an den Meetings Ihres Unternehmens teilnehmen (falls das grundsätzlich zugelassen ist).

WICHTIG: Definieren Sie Besprechungsrichtlinien vor dem Start ...

… denn Besprechungsrichtlinien enthalten eine Fülle von Sicherheitsoptionen für Ihre virtuellen Meetings mit Microsoft Teams. Sie können auf die Richtlinien zugreifen, indem Sie zu Besprechungen > Besprechungsrichtlinien > Global navigieren.

Folgende Einstellungen sollten Sie dabei beachten:

  • Zulassen, dass ein externer Teilnehmer die Steuerung erteilt oder anfordert:
    Deaktivieren Sie diese Einstellung, damit nur interne Benutzer den Bildschirm eines Moderators steuern können.

  • Anonymen Personen das Starten einer Besprechung gestatten:
    Sie sollten diese Option deaktivieren, um zu verhindern, dass nicht authentifizierte Benutzer, die sich in ein Meeting eingewählt haben, das Meeting starten, ohne dass eine authentifizierte Person anwesend ist.

  • Zuteilung von Rollen der Referenten in einem Meeting
    Wählen Sie Ihre Konfiguration so, dass Ihre Mitarbeitenden automatisch ModeratorInnen sind, externe BenutzerInnen jedoch nur TeilnehmerInnen mit weniger Berechtigungen sind. Der Organisator des Meetings kann diese Einstellung beim Planen eines Meetings ändern. Hier ist es notwendig, die MitarbeiterInnen entsprechend zu schulen und auf die Gefahren, die mit einer Weitergabe der Berechtigung entstehen, hinzuweisen.

  • Personen automatisch zulassen:
    Konfigurieren Sie diese Einstellung so, dass alle internen Mitarbeitenden automatisch zum Meeting zugelassen werden, Externe jedoch über den Wartebereich zugelassen werden. Wenn Sie in den Einstellungen für den externen Zugriff erlaubte oder gesperrte Domänen konfiguriert haben (siehe oben), können nur externe BenutzerInnen dieser Domänen an Ihren Meetings teilnehmen. (1)

Demnächst möglich in Microsoft Teams: Gruppenchats mit externen Nutzern

Schöne Aussichten für die Zukunft: Laut Microsoft werden Nutzer von Microsoft Teams Gruppenchats erstellen können, in die sie auch Personen außerhalb ihrer Organisation involvieren können.

Voraussetzung dafür, dass alle Benutzer die externen Zugriffsfunktionen per „MSPoweruser“ aktiviert haben. Laut offizieller Roadmap von Microsoft ist das Feature noch immer in Entwicklung, soll aber noch im Laufe des Monats Mai weltweit ausgerollt werden. Die neue Funktion wird sowohl für mobile Apps als auch für Desktop-Versionen von Teams erhältlich sein. (2)

Neu: Option für automatisches Aufzeichnen von Meetings

Im Vorlauf eines Meetings über Microsoft Teams lassen sich bereits einige Optionen regeln. Hierzu leitet man aber bisher leider nach wie vor auf den Browser weiter – sei es die Nutzung von Reaktionen, des Chats oder der Einstellung, wer im Meeting von den Moderatoren-Rechten Gebrauch machen kann. Keine Möglichkeit gab es hingegen bisher für die Aufzeichnung von Meetings. Hier muss immer noch im laufenden Meeting dann nochmals manuell Hand angelegt werden – und – viel wichtiger: Man muss vor allem daran denken!

Das soll künftig laut Microsoft demnächst anders werden! Man arbeite an einer Option, so Microsoft, welche von Beginn an automatische Meeting-Aufzeichnungen erlaube. Einen genauen gibt es noch nicht, man wolle das Update „sobald verfügbar“ teilen. (3)

Webinare und Live-Präsentationen am Start

Ebenfalls neu im Microsoft Teams Kosmos: Ab sofort können auch Webinare veranstaltet werden. Die Funktion soll noch im Mai ausgerollt und im Laufe der kommenden Wochen bei allen Nutzern verfügbar sein. Der Rest des Jahres 2021 wurde zum „Promotion-Zeitraum“ erklärt, erst ab 2022 gibt es funktionale Unterschiede, die vom gebuchten Office 365/Microsoft 365-Plan abhängig sind.

Bis zu 10.000 Menschen im Webinar möglich

Ab dann gilt: Das „volle Programm“ gibt es mit den Plänen Microsoft 365 E3/E5 und Microsoft 365 A3/A5, hier können bis zu 1.000 Menschen an einem Webinar teilnehmen, bei Microsoft 365 Business Standard and Microsoft 365 Business Premium ist die Teilnehmerzahl auf 300 begrenzt. Diese Teilnehmerzahlen beziehen sich auf interaktive Webinare. Man kann auch bis zu 10.000 Personen zulassen, dann wechselt das Webinar allerdings in den Zuschauermodus, d.h. mit Ausnahme der Moderatoren kann sich dann niemand mehr zu Wort melden.

Zunächst wird ein Webinar wie eine Besprechung angelegt. Aber: Bei der Einrichtung gibt es dann verschiedene Zusatzfunktionen. So lässt sich beispielsweise festlegen, ob eine Registrierung für die Teilnahme notwendig ist, das zugehörige Formular kann in diesem Zusammenhang gleich mit konfiguriert werden. Außerdem lässt sich einstellen, ob Teilnehmer sich selbst „unmuten“ (auf laut stellen) können und welche Personen im Rahmen des Webinars präsentieren dürfen.

PowerPoint Live mit Übersicht von allen Folien mit Timer

Während des Webinars kann man mit „PowerPoint Live“ präsentieren, das ebenfalls ab sofort ausgerollt wird. Dabei hat der Vortragende eine Ansicht, wie man sie vom PowerPoint-Präsentationsmodus kennt: Man sieht also alle Folien in einer Übersicht, hat Zugriff auf die SprecherInnennotizen und es läuft ein Timer mit, der anzeigt, wie lange man schon präsentiert. (4)

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